Convocation à l’entretien préalable : que faire si le salarié refuse de signer ?

Actualité RH · Décision du 21 janvier 2026 · Cass. soc., n° 24-16.240, publiée au Bulletin. Le refus de signer la décharge d’une convocation remise en main propre ne rend pas, à lui seul, la procédure de licenciement irrégulière. La réception de la lettre et sa date doivent néanmoins pouvoir être établies.

Le point pratique pour les RH consiste à distinguer la signature demandée au salarié de la preuve qu’il a effectivement reçu le document. Cette fiche concerne la convocation à l’entretien préalable au licenciement pour motif personnel ; les procédures particulières et les garanties conventionnelles restent à examiner.

Ce que la Cour de cassation a retenu

Dans l’arrêt du 21 janvier 2026, les juges avaient constaté une remise de la convocation le 11 février 2016 et la présence du salarié à l’entretien du 18 février, qu’il ne contestait pas. Une mention de refus de signer figurait sur le document. La Cour rejette le pourvoi sur la demande liée à l’irrégularité : l’absence de signature sur la décharge ne suffisait pas à remettre en cause la procédure dans ces circonstances.

Le raisonnement s’appuie sur une réception constatée. Il ne transforme pas la seule mention écrite par l’employeur en preuve automatique de toute remise contestée.

La lettre doit permettre de préparer l’entretien

L’article L. 1232-2 prévoit une convocation avant toute décision de licenciement, par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge. Son objet doit être indiqué. La signature de la décharge concerne la réception du document ; elle ne vaut pas accord sur le licenciement envisagé.

Selon R. 1232-1, la lettre précise également la date, l’heure et le lieu de l’entretien, ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister. Relisez le courrier complet : une remise prouvée ne corrige pas une mention manquante.

L’article L. 1232-4 distingue l’assistance par une personne appartenant au personnel de l’entreprise et, en l’absence d’institutions représentatives, la possibilité de recourir à un conseiller du salarié. Dans ce dernier cas, la lettre doit préciser l’adresse des services où la liste des conseillers est disponible.

Conserver une preuve de remise et une date fiable

Lorsqu’un salarié refuse de signer, conservez la lettre présentée et les éléments factuels disponibles sur sa remise : date, circonstances et échanges pertinents. N’inscrivez pas une signature à sa place et ne modifiez pas rétrospectivement la date du document.

Si la réception ou sa date restent incertaines, faites contrôler le dossier avant de poursuivre. L’envoi d’une nouvelle convocation par une voie permettant d’établir la présentation peut être envisagé ; son calendrier doit alors être vérifié. La présence ultérieure à l’entretien est un élément de l’affaire jugée, pas une méthode permettant de corriger à l’avance toute difficulté de preuve.

Le délai de cinq jours ouvrables reste à contrôler

L. 1232-2 interdit de tenir l’entretien moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre. Une date d’expédition ne remplace donc pas automatiquement la date de présentation. Le refus de signer ne réduit pas le délai.

Exemple fictif : une lettre est datée du 3 du mois, mais sa présentation intervient le 5. Le calendrier se prépare à partir de cette présentation, avec les règles de décompte applicables, pas à partir de la seule date imprimée. Conservez aussi les éléments permettant de vérifier les jours fériés et les éventuelles garanties plus favorables.

La preuve de convocation ne décide pas du motif de licenciement

Au cours de l’entretien, L. 1232-3 impose à l’employeur d’exposer les motifs de la décision envisagée et de recueillir les explications du salarié. Le document de convocation sert à organiser cet échange. Il ne remplace ni l’examen des faits ni les étapes ultérieures.

Avant l’entretien, vérifiez donc quatre points : le contenu de la lettre, sa réception datée, le délai minimal et les modalités d’assistance. En cas de refus de signature, cherchez à établir les faits utiles plutôt qu’à conclure immédiatement que tout est régulier ou que toute la procédure doit être abandonnée.