Guide RH · Droit d’accès aux données personnelles · Articles 12 et 15 du RGPD et fiche CNIL sur les courriels professionnels.
Comment déterminer ce qui relève du droit d’accès ?
Examinez les données concernant le demandeur dans le contenu et, le cas échéant, dans les métadonnées des messages. Identifiez s’il était expéditeur, destinataire ou seulement mentionné. Cette distinction aide à apprécier les recherches à effectuer et le risque d’atteinte aux droits d’autres personnes.
La copie peut prendre la forme d’un extrait intelligible. Lorsque le contexte est indispensable à la compréhension des données, la communication du document ou d’un extrait contextualisé peut être nécessaire.
Comment protéger les droits des tiers ?
Vérifiez si l’occultation de noms ou de passages permet de répondre sans porter atteinte aux droits des tiers, notamment au secret des correspondances. Si une restriction est nécessaire, motivez-la et fournissez les éléments qui peuvent être communiqués.
Répondez en principe dans le mois. En cas de prolongation justifiée par la complexité ou le nombre de demandes, informez le salarié du délai supplémentaire et de ses motifs dans le premier mois. Choisissez un canal de remise adapté à la sensibilité des données.
Sources et références
Ces informations générales ne remplacent pas l’examen de votre situation et des textes applicables.