Arrêt maladie : démarches de l’employeur, attestation et suivi

À réception de l’arrêt : les informations à retenir

Relevez le salarié, les dates de début et de fin prévisionnelle, la date de réception et le caractère initial ou prolongé de l’arrêt. Le salarié remet à l’employeur le volet qui lui est destiné ; les informations médicales destinées à la caisse et au service médical ne doivent pas entrer dans le dossier du manager. Le justificatif permet d’organiser une absence ; il ne transforme pas l’employeur en décideur de l’indemnisation par la caisse.

Une absence doit être rattachée à l’établissement et à la période corrects. Distinguez les jours calendaires de l’arrêt des heures de planning qui auraient été travaillées. Un week-end inclus dans un arrêt appartient à sa durée calendaire même si le salarié n’aurait pas travaillé ces deux jours. Conservez le dernier jour réellement travaillé séparément du premier jour de l’arrêt.

L’attestation de salaire : son rôle et son contenu

L’Assurance Maladie utilise l’attestation pour examiner l’ouverture des droits et calculer les indemnités journalières. Elle comporte notamment l’identification, les rémunérations, le salaire rétabli lorsqu’il est requis, les heures et les dates utiles. Le motif administratif distingue maladie, maternité et AT/MP ; il ne demande pas de communiquer le diagnostic médical au service de paie.

Contrôlez les données transmises avec le gestionnaire : une période de salaire incomplète, une absence antérieure ou un dernier jour travaillé incorrect peuvent retarder le traitement. Un signalement accepté techniquement ne vaut pas décision de versement. Conservez le retour de transmission et suivez les anomalies plutôt que de répéter sans contrôle la même déclaration.

Quels délais pour le signalement DSN ?

Selon l’Assurance Maladie, pour une attestation non subrogée transmise par signalement DSN, les éléments doivent être envoyés dans les cinq jours suivant la connaissance de l’arrêt. En cas de subrogation, son actualité du 21 mai 2026 indique une transmission dès réception et au plus tard avec la DSN mensuelle relative au mois de survenue de l’arrêt. Ces deux situations doivent être distinguées ; le délai de cinq jours ne décrit pas indistinctement tous les canaux.

Pour les autres canaux, la fiche de l’Assurance Maladie demande une transmission au plus vite. Organisez un responsable, une date de réception et une preuve d’envoi. Les attestations de temps partiel thérapeutique suivent un traitement à terme échu : ne réutilisez pas automatiquement le signalement d’un arrêt complet.

Prolongation, changement de risque et plusieurs employeurs

Une prolongation continue pour le même motif, sans interruption et dont la durée totale ne dépasse pas six mois, ne nécessite pas une nouvelle attestation selon les conditions exposées par Ameli. En DSN, la fin prévisionnelle est mise à jour dans le logiciel de paie. Un changement de risque ou un arrêt de maladie dépassant six mois appelle un examen différent.

Chaque employeur d’un salarié ayant plusieurs emplois établit sa propre attestation. Les dates et rémunérations de votre établissement ne doivent pas être remplacées par celles d’un autre employeur. Reliez une prolongation à son arrêt initial pour éviter deux absences superposées ou une nouvelle carence décidée à tort.

Maintien de salaire et subrogation : deux décisions à distinguer

Le maintien résulte des dispositions légales, conventionnelles ou contractuelles applicables. La subrogation organise, dans les conditions prévues, le versement des IJSS à l’employeur. Préparez les dates de subrogation avec le maintien réellement pratiqué et les coordonnées de paiement appropriées. La présence d’une absence dans le planning ne justifie pas à elle seule ce choix.

Les IJSS attendues sont une estimation tant que la caisse n’a pas rendu son décompte. Rapprochez ensuite les journées, le montant brut, les prélèvements et le bénéficiaire. Une régularisation doit expliquer l’écart avec ce qui a déjà été traité en paie et éviter un double paiement. Notre guide du maintien détaille ce rapprochement.

Suivre une reprise normale ou anticipée

La reprise à la date prévue figure dans la DSN mensuelle selon les formalités Ameli. En cas de reprise anticipée, l’employeur doit la déclarer dans les cinq jours suivant le retour du salarié. Ne conservez pas un arrêt ouvert jusqu’à sa fin initiale si une reprise anticipée confirmée a eu lieu : les IJSS et le planning doivent correspondre aux faits.

La fin de l’arrêt et la visite de reprise sont deux éléments distincts. Selon le motif, la durée et les conditions introduites en juin 2026, une visite peut être obligatoire ou faire l’objet d’une dispense encadrée. Contactez le service de prévention et de santé au travail avec les dates utiles, sans transmettre un diagnostic au manager.

Organiser le travail sans demander une activité pendant l’arrêt

Préparez le remplacement et les informations opérationnelles nécessaires à l’équipe. Le contrat est suspendu pendant l’arrêt : l’absence ne devient pas une journée de télétravail. Un rendez-vous de liaison encadré sert à préparer le retour et non à obtenir une prestation de travail ou une justification médicale détaillée.

Limitez l’accès aux justificatifs aux personnes habilitées. L’équipe a besoin de connaître la disponibilité et l’organisation ; elle n’a pas à recevoir l’avis médical complet. Les données de santé ne doivent pas se retrouver dans une note de planning, une URL ou un export général.

Le dossier à conserver et les guides associés

Le suivi utile contient les dates de réception et d’envoi, l’arrêt et ses prolongations, les informations salariales nécessaires, le maintien retenu, les dates de subrogation et les retours de la caisse. Conservez la trace des corrections avec leur période. Les pièces doivent rester accessibles aux personnes qui traitent le dossier et bénéficier des règles de conservation applicables.

Poursuivez avec le simulateur d’IJSS maladie, le guide du maintien de salaire, les congés pendant la maladie et la préparation de la reprise. Chaque ressource traite une opération distincte du dossier.